In dit artikel gaan we de termen contractmanagement en contractmanagement-software praktisch toelichten. Nadien zult u de voordelen begrijpen van deze krachtige tool die managementtaken op een overzichtelijke manier bundelt en optimaliseert.
Wat is contractmanagement?
Voordat we dieper ingaan op contractmanagement-software, moet u eerst weten wat contractmanagement is en hoe dergelijke software kan bijdragen tot een optimaal functionerend contractbeheer. We kunnen het ook wat eenvoudiger houden en de term “contractadministratie” gebruiken.
Contractadministratie houdt in: “Het beheren van alle contracten met iedereen die betrokken is bij het bedrijf”. Hieronder valt ook het onderhandelen over de contractvoorwaarden en het vaststellen van die voorwaarden in het contract. Dit moet ervoor zorgen dat de partijen die de overeenkomst tekenen, deze voorwaarden ook zullen naleven.
Er bestaan talrijke soorten contracten. In een businesscontent zijn dit de meest voorkomende:
- Verkoopcontracten
- Partnerschapsovereenkomsten
- Handelscontracten
- Overeenkomsten met betrekking tot intellectueel eigendom
Contracten zijn beschermd door de juridische vorm waarin ze zijn opgesteld. Ze zijn opgemaakt volgens de regels van het desbetreffend bedrijf en de wetten die in het betreffende land gelden voor het verwerken van persoonlijke informatie. Kortom: de variaties zijn legio.
Contracten kunnen worden veranderd wanneer er nieuwe zakelijke overeenkomsten of verlengingen zijn. Deze zaken dwingen in de meeste gevallen contractwijzigingen af om alles juridisch gedekt en correct te houden. Dit leidt -logischerwijs- tot een wederzijdse beslissing over welke aanpassingen nodig zijn. Enkel op die manier kan de overeenkomst van kracht en actief blijven in de organisatie.
Het uitgangspunt hierbij is om de processen van het opstellen en analyseren van contracten op een systematische en efficiënte manier te kunnen opvolgen, de financiële en operationele reikwijdte te optimaliseren en de mogelijke risico’s te minimaliseren.
Succesvol contractbeheer
Het is cruciaal om het recruitmentproces te laten uitvoeren door gekwalificeerde mensen maar om goede resultaten te bekomen en om succes te boeken, moet dit proces ondersteund worden door contractmanagement-software.
In principe moet het de volgende resultaten opleveren:
- Zakelijke rendement en financieel voordeel
- Partnerships met leveranciers die afgestemd zijn op de behoeften van het bedrijf
- Geen contractuele incidenten
- Alle stakeholders zijn tevreden over de geleverde diensten
Fases van contracten
Er is een onderscheid tussen de contracten en de bijhorende processen.
1. Eerste aanvraag
Uit het contractmanagementproces moet blijken welke documenten nodig zijn om het doel van het contract te bepalen.
2. Contract opstellen
Het contract dient op een systematische manier te worden opgesteld.
3. Contract onderhandelen
Nu het contract is opgesteld, kunnen de betrokken partijen het contract bespreken en hun visie hierop met mekaar delen.
4. Goedkeuring van het contract
Er dienen bepaalde beslissingen te worden genomen m.b.t. het contract zodat het aan de beoogde (SMART-)doelstellingen voldoet.
5. Uitvoering van het contract
Hier gebeurt de uiteindelijke ondertekening van het contract door alle betrokken partijen.
6. Beheren van verplichtingen
Het ganse proces wordt gecoördineerd en uitgevoerd op basis van de overeengekomen doelstellingen.
7. Wijzigingen en herzieningen
Bij problemen of hiaten in het proces dient het contract herzien en aangepast te worden.
8. Evaluatie en rapportage
Evaluatie van het verloop van het project is cruciaal om te kunnen bepalen of de overeengekomen doelstellingen al dan niet zijn gehaald binnen het bedrijf.
9. Vernieuwen
De mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen, aan te passen of een geheel nieuw zakelijk contract op te stellen.