In de vorige blogs hebben we reeds uitvoerig besproken wat een contractmanagementsysteem is en welke processen hierbij komen kijken. Dat dit geautomatiseerd systeem tal van voordelen biedt, hoeft geen betoog. Toch willen we u meenemen in een diepere benadering van deze voordelen zodat u deze goed begrijpt om een weloverwogen keuze in een dergelijk systeem te kunnen maken.
Ik belicht voor u graag 5 voordelen die voornamelijk gericht zijn op organisaties die contractmanagement op een professioneel niveau willen invoeren en zich bovendien graag onderscheiden op dit gebied.
Standaard contractmanagementprocessen en procedures
Met een contractmanagementsysteem is het mogelijk om uw processen eenvoudig te standaardiseren. U krijgt grip op inkopen buiten contract en mede daardoor verlaagt u uw inkooprisico’s. Door deze inzichten krijgt u controle op het aantal leveranciers, hetgeen automatisch zal resulteren in hogere bestelvolumes en dus hogere kortingen.
Het gevolg is dat er bespaard zal worden op het gehele inkoopproces. Dit zal niet alleen op papier te merken zijn, maar zeker ook in de praktijk. Er kan namelijk makkelijk en efficiënt nagegaan worden of de besparingen die bij het sluiten van het contract zijn overeengekomen ook echt toegepast worden. Dat blijkt in de praktijk namelijk vaak niet het geval te zijn.
Het systeem bewijst vooral zijn voordeel omdat u onder meer uw contracten en het proces van contractering kunt standaardiseren. Dat betekent dus één keer een goed proces uitwerken, implementeren en bijsturen.
Bespaar fors op FTE’s
Contractmanagementsystemen zorgen ervoor dat tijdrovende handelingen en manuele processen uit handen worden genomen. Voorbeelden van frequent voorkomende manuele processen zijn:
- Tracken van je contracten
- Onderzoeken of contracten zijn geheel benut
- Reminders op verlengingen
- Manueel papieren documenten ondertekenen
Het manueel uitvoeren van deze taken vergt veel kostbare tijd. De besparing die een geautomatiseerd proces oplevert, betekent concreet dat je als inkoopmanager per FTE de workload kunt verhogen.
U zult opkijken van de mogelijkheden als u standaard templates en clausules ter beschikking hebt. De gehele goedkeuringsflow wordt automatisch afgehandeld en de legal-afdeling hoeft enkel nog aanpassingen te maken voor een bepaalde categorie of dienst. Dit verdrievoudigt de snelheid waarmee u kunt contracteren.
Omdat u bij het contract een eenvoudig te doorzoeken documentdossier opbouwt. En ook uw prestatiemetingen daar opgeslagen zijn, verliest u geen kostbare tijd aan ellenlange zoektochten naar de juiste informatie.
U zult versteld staan wanneer u stilstaat bij hoeveel tijd er verloren gaat met het zoeken naar de persoon die getekend heeft. Of herinnert u zich nog uw frustratie bij het opvissen van documenten uit een van de vele bureaulades of archiefkasten?
Verschillende onafhankelijke studies hebben aangetoond dat minimaal 10% van de contracten in organisaties simpelweg kwijt zijn. Met een contractmanagementsysteem is het contract altijd een paar muisklikken bij je vandaan.
Inzicht in de verplichtingen
Wellicht het meest waardevolle voordeel van een contractmanagementsysteem met een centrale contractbibliotheek is het inzicht in uw verplichtingen. Welk deel van uw budget zit vast in contracten? Dit inzicht maakt het nakomen van onderhandelde contracten makkelijker. Daarnaast krijgt u de mogelijkheid om uw contractvoorwaarden strikt en adequaat vast te leggen.
Reminders
Via een contractmanagementsysteem krijgt u automatische reminders bij te ondernemen acties. Hiermee houdt u controle op de aflopende contracten. U zult nooit een verlenging of beëindiging vergeten, op voorwaarde dat de juiste gegevens en data werden vastgelegd, natuurlijk.
Inkooprisico bepalen
Met een contractmanagementsysteem kunt u leveranciers en de bijhorende contracten classificeren. U identificeert daarmee snel en eenvoudig uw contracten met leveranciers in bijvoorbeeld risicogebieden als gevolg van natuurrampen, politieke onrust of economische instabiliteit. Dit is cruciaal informatie voor de ontwikkeling van uw inkoopstrategie en risicomanagement.