Duidelijke afspraken met leveranciers, werknemers en eender welke andere partij, waarmee je een bepaalde businessrelatie aangaat. Zijn essentieel voor het bedrijfsresultaat. Een goed contractbeheer zal uw resultaat zelfs flink verhogen. In dit artikel benadrukken we het belang van een goed onderbouwd contractbeheer. Daarnaast bespreken we enkele tips om hier als ondernemer actief mee aan de slag te gaan.
De waarde van goed contractmanagement
Uit onderzoek is gebleken dat een zwak of ontbrekend contractadministratie een negatieve impact heeft op het bedrijfsresultaat. Zo berekende het International Association for Commercial and Contract Management (IACCM) dat het verlies kan oplopen tot zelfs 9,15%.
Naast financiële winst is er met een doordacht contractbeheer nog op veel andere gebieden winst te rapen:
- Tijdswinst
- Betere dienstverlening
- Beperkte juridische risico’s
- Bij een verstoorde relatie met een leverancier, werknemer of eender welke relatie, kan er teruggegrepen worden op eerder gemaakte afspraken
Redenen genoeg om een kritische blik te werpen op uw bestaande en toekomstige contracten.
Met de volgende stappen legt u alvast een krachtige basis:
1. Benoem een contractmanager
Goed contractmanagement begint bij een duidelijke taak- en rolverdeling en de daarbij horende verantwoordelijkheden. Anders gezegd: wie is de contractmanager? Doorgaans worden de taken rond contractbeheer ondergebracht bij de dienst inkoop. Wat ertoe leidt dat het belang ervan danig onderschat wordt.
Een goede contractmanager streeft naar maximale contractprestaties en minimale risico’s. Hij of zij kan zowel intern als extern wijzen op gemaakte afspraken en de daarmee samengaande verantwoordelijkheden. Onvoldoende expertise in huis? Investeer in goede trainingen of cursussen omtrent contractbeheer.
2. Onderhandel met huidige leveranciers
Doorgaans wordt er door afnemers enkel onderhandeld bij het afsluiten van contracten.
Er is evenwel altijd ruimte voor onderhandeling.
- Misschien kan de inkoopprijs omlaag
- Of het eigen risico omhoog (en daarmee de premie omlaag)
- U kunt abonnementen opzeggen of downgraden
- Omzetten van maandelijkse abonnementen naar jaarabonnementen
Als contractmanager gaat u dus een kritische blik werpen op bestaande contracten en daarna gaat u de betreffende leveranciers contacteren. Indien u er alles aan hebt gedaan om uw contract te optimaliseren, rest er evenwel een belangrijk aspect: de gemaakte afspraken te bevestigen en de relatie te versterken.
3. Controleer contractafspraken
In de praktijk gebeurt het nog veel te vaak dat gemaakte afspraken niet worden nageleefd. Het is dan ook essentieel dat de contractmanager en de verantwoordelijke medewerkers de (prijs‑)afspraken klaar en duidelijk op (digitaal) papier hebben. Enkel zo kan er gecontroleerd en bijgestuurd worden als de situatie hierom vraagt.
Hou bovendien voor ogen dat contracten op tijd worden opgezegd. In veel gevallen worden contracten stilzwijgend verlengd en hangt u onnodig vast aan een abonnement.
Contractbeheersoftware is hiervoor uw ideale partner.
4. Laat een jurist meekijken
Laat bestaande en nieuwe contracten juridisch controleren. Zodat u meer inzicht krijgt in de kansen én risico’s die u loopt. Aarzel niet om hiervoor ondersteuning van buitenaf in te roepen. Door bovengenoemde software gebeuren veel zaken al automatisch waardoor de juridische interventies en hierdoor blijven de bijkomende kosten beperkt.
Een stevig fundament
Een goed doordacht contractmanagement vormt zonder twijfel een sterk fundament om uw bedrijf op te bouwen. Door alles zwart op wit te zetten of in een softwaresysteem te gieten, bewaart u een duidelijk overzicht. Ook kunt u betere resultaten behalen én hogere kwaliteit leveren. En last but not least: u kunt aanzienlijk besparen op de kosten. Zo gaat u van contractuele rompslomp naar een efficiënte, geoliede contractbeheermachine!