Wat is contractbeheer?
Contractbeheer klinkt voor velen zwaar en vaag. Maar wat betekent dit?
We starten daarom eerst met een algemene definitie.
“Contractbeheer is het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie.”
Contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement.
Het heeft als doel:
- De interne organisatie voldoende inzicht te verschaffen in lopende contracten
- De juiste contractuele afspraken en informatie verschaffen door middel van het voeren van een daarvoor bestemde administratie.
Contractbeheer vormt een belangrijke pijler in het reduceren van risico’s en het optimaal gebruik maken van bepaalde toegekende voordelen.
Cruciaal is dat informatie up-to-date en beschikbaar moet zijn voor alle betrokkenen en/of bevoegden.
In grotere organisaties leidt contractbeheer ertoe dat inkopers ontlast worden van standaardprocessen inzake administratieve werkzaamheden.
Contractbeheer is echter zeer tijdrovend maar dat weegt niet op tegen de vele voordelen die het met zich meebrengt.
Wat is het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer?
Contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement.
Contractmanagement is op haar beurt een onderdeel van informatiemanagement. Krachtig samengevat: de juiste contractgegevens dienen op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te zijn. Contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek terug te vinden is en dient ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.
Wat is het doel van contractbeheer?
Een degelijk contractbeheer focust op 3 grote pijlers:
- Contracten sluiten: goede afspraken maken en het reduceren van onzekerheden
- Overeenkomst uitvoeren: zorg dragen voor de juiste prestaties overeenkomstig het gesloten contract
- Contracten stopzetten: op een voor de organisatie zo goed mogelijk moment
5 voordelen van contractbeheer
a) Digitaal contractbeheer: alle informatie altijd en overal beschikbaar
Bij elk contact met leveranciers heeft u alle informatie direct bij de hand. Collega’s kunt u toegang verlenen zodat ze de nodige informatie kunnen raadplegen. Dat biedt enorme tijdswinst.
b) Contractautorisatie: duidelijkheid over wie wat mag
Door alleen confrontaties met fouten en uitzonderingen aan te gaan is de interne organisatie ontlast. Fouten zoals een onterechte indexatie worden sneller opgemerkt.
c) Contractmatching: automatische koppeling van terugkerende betalingen
Het gebruik van contractmatchingssoftware zorgt ervoor dat binnenkomende facturen automatisch gelinkt worden aan het betalingsschema van het contract, wat goedkeuringen van een bevoegde overbodig maakt.
d) Facturatiebewaking
Voor bepaalde posten zoals bijvoorbeeld websiteonderhoud zijn in grote bedrijven veelal budgetten vooraf vastgelegd. Wanneer er dan een factuur van die bepaalde post met een afwijkend bedrag naar voren komt, dan gaat het systeem deze tegengehouden en tegelijkertijd een notificatie verstuurd naar een beheerder.
e) Contractmanagement bespaart geld
Door enkel te focussen op de uitzonderingen bespaart de interne organisatie veel tijd. Aangezien afwijkingen meteen worden vastgesteld, zoals een factuur die niet gepland was of een factuur met een hoger bedrag dan afgesproken.
Bij de inrichting van dit proces wordt u gedwongen om de abonnementen/verplichtingen kritisch te benaderen. Op die manier worden dubbele kosten voorkomen, ook word u tijdig verwittigd d.m.v. een notificatie wanneer er een contract op punt staat om automatisch verlengd te worden.