Qu’est-ce que la gestion des contrats?
La gestion des contrats semble lourde et vague pour beaucoup. mais qu’est ce que ça veut dire?
Nous commencerons donc par une définition générale.
« La gestion des contrats est le stockage structuré et la maintenance des contrats et des informations associées. »
La gestion des contrats fait partie de lagestion des contrats.
Son objectif est:
- Fournir à l’organisation interne un aperçu suffisant des contrats en cours
- Fournir les accords et informations contractuels corrects en gardant une administration appropriée.
La gestion des contrats est un pilier important dans la réduction des risques et l’utilisation optimale de certains avantages attribués.
Il est essentiel que les informations soientà jour et accessiblesà toutes les parties concernées et / ou personnes autorisées.
Dans les grandes organisations, la gestion des contrats soulage les acheteurs des processus administratifs standard.
La gestion des contrats prend beaucoup de temps, mais cela ne l’emporte pas sur les nombreux avantages qu’elle apporte.
Quelle est la différence entre la gestion des contrats et la gestion des contrats?
La gestion des contrats fait partie de la gestion des contrats.
La gestion des contrats fait à son tour partie de la gestion de l’information. Un résumé puissant: les bons détails du contrat doivent être disponibles pour la bonne personne au bon moment.La gestion des contrats garantit que les bonnes informations peuvent être trouvées au bon endroit au bon moment et sert à soutenir l’ensemble du processus de gestion des contrats.
À quoi sert la gestion des contrats?
Une bonne gestion des contrats se concentre sur 3 piliers majeurs:
- Clôture des contrats: conclure de bons accords et réduire les incertitudes
- Exécution du contrat: assurer la bonne exécution conformément au contrat conclu
- Résiliation des contrats: au meilleur moment pour l’organisation
5 avantages de la gestion des contrats
a) Gestion des contrats numériques: toutes les informations disponibles à tout moment et en tout lieu
À chaque contact avec les fournisseurs, vous avez toutes les informations directement à portée de main. Vous pouvez accorder l’accès à vos collègues afin qu’ils puissent consulter les informations nécessaires. Cela offre d’énormes gains de temps.
b) Autorisation de contrat: clarté sur qui est autorisé à faire quoi
En ne confrontant que les erreurs et les exceptions, l’organisation interne est soulagée. Les erreurs telles qu’une indexation incorrecte sont détectées plus rapidement.
c) Correspondance de contrat: liaison automatique des paiements récurrents
L’utilisation d’un logiciel de rapprochement des contrats garantit que les factures entrantes sont automatiquement liées au calendrier de paiement du contrat, éliminant ainsi le besoin d’approbations d’une personne autorisée.
d) Suivi de facturation
Pour certains éléments, tels que la maintenance de sites Web, les grandes entreprises ont souvent des budgets fixés à l’avance. Lorsqu’une facture pour cet article particulier avec un montant différent arrive, le système l’arrêtera et en même temps enverra une notification à un administrateur.
e) La gestion des contrats permet d’économiser de l’argent
En se concentrant uniquement sur les exceptions, l’organisation interne fait gagner beaucoup de temps. Étant donné que les écarts sont immédiatement détectés, comme une facture non planifiée ou une facture d’un montant supérieur à celui convenu.
Lors de la mise en place de ce processus, vous êtes obligé d’approcher de manière critique les abonnements / obligations. De cette façon, le double des coûts est évité, vous serez également averti à temps au moyen de une notification lorsqu’un contrat est sur le point d’être renouvelé automatiquement.