Problemen bij inefficiënt beheer

Naarmate een bedrijf groeit, worden er steeds meer overeenkomsten afgesloten door steeds meer partijen of personen. Als er op dat moment geen degelijk systeem van contractbeheer geïmplementeerd is, wordt alles meteen een complexe chaos. Inefficiëntie en onnodige kosten zijn een gevolg van gebrek aan grip.

We sommen hier slechts enkele problemen op die opduiken bij een inefficiënt of ontbrekend contractbeheer:

  • Lopende contracten per vergissing of door vergetelheid, niet of laattijdig verlengd of beëindigd
  • Gemis aan overzicht van lopende contracten en de daarbij horende kosten
  • Veel tijd verloren door het zoeken naar de juiste informatie
  • Als gevolg van een vergissing dubbel afsluiten van contracten zoals licenties
  • Geen of slechte documentbeveiliging: informatie valt in verkeerde handen
  • Contracten zijn niet gedigitaliseerd en/of gecentraliseerd

Hierdoor kunnen de -verborgen- kosten ten gevolge van inefficiënt contractbeheer snel oplopen. En dat terwijl het proces vrij eenvoudig te implementeren is door middel van contractmanagementsoftware!

Meerwaarde van contractmanagement

Wie contractmanagement correct implementeert, plukt er onmiddellijk de vrachten van.

Al vanaf de allereerste stap creëert u meer overzicht en ervaart u de winst daar veelal te behalen is, namelijk:

1. Contractmanagement biedt inzicht door overzicht

Of u nu zoekt op documenttype, relatie of de contactpersoon binnen de organisatie, u wilt op ieder moment snel de juiste informatie bij de hand hebben. Een offerte, memo, e-mailcorrespondentie, bijlagen, het contract of algemene voorwaarden: alles is altijd en overal centraal beschikbaar.

Met contractbeheersoftware bestuurt u contracten op één centrale plek. U kunt op basis van metadata uitgebreide zoekopdrachten en selecties uitvoeren. Zo heeft u op ieder moment inzicht in lopende afspraken zonder kostbare tijd te verliezen.

2. Contractmanagement verhoogt de kwaliteit van uw dienstverlening

U heeft zonet een contract afgesloten. Hoe gaat u er nu voor zorgen dat dit oplevert wat het hoort op te leveren? Degelijk contractmanagement is essentieel voor de kwaliteitsbewaking. Ten aanzien van de inkoop worden leveranciers continue aangespoord om nog beter te presteren. Dit geldt ook voor collega’s die als missie hebben om klanten tevreden te houden. Zo krijg je meer controle op de kwaliteit van de diensten en/of producten die je ontvangt en levert.

3. Contractmanagement vermijdt stilzwijgende verlenging

Bij de registratie van contracten kunt u specifieke tijdsintervallen aangeven waarop automatisch een taak toegewezen wordt aan een bepaalde persoon. Daarna ontvangt u een notificatie per e-mail. Dit doe je met workflow management. Deze workflow, ook wel werkstroom genoemd, zorgt ervoor dat er geen stappen overgeslagen of vergeten worden. Een stilzwijgende verlenging behoort vanaf nu in principe tot het verleden.

4. Contractmanagement ondersteunt relatiebeheer

Contractmanagement draait in essentie om een goede relatie, als basis voor een optimale samenwerking. Relatiebeheer neemt een centrale plaats in binnen ContractZA. Het CRM-systeem beschikt over alle tools die het klant- of leverancierscontract kan optimaliseren. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Up-to-date gegevens
  • Alle informatie in één overzicht
  • Alle documenten worden automatisch opgemaakt in de juiste professionele huisstijl
5. Contractmanagement garandeert een veilig beheer

U wilt dat enkel de juiste mensen toegang hebben tot de correcte informatie zonder het risico te lopen dat gevoelige informatie bij de foute mensen terecht komt. Met ContractZA kun je de toegangsbevoegdheid tot documenten op maat regelen. U bepaalt zelf welke personen welke documenten op welke plek mag consulteren. Dat kan variëren per document: van alleen‑lezen tot toevoegen, wijzigen of zelfs verwijderen.

Demo?

Gratis demo aanvragen