Problèmes de gestion inefficace

Au fur et à mesure que l’entreprise grandit, de plus en plus d’accords sont conclus par de plus en plus de parties ou de personnes. Si aucun système de gestion de contrat approprié n’est en place à ce moment-là, tout devient immédiatement un chaos complexe. L’inefficacité et les coûts inutiles sont le résultat d’un manque de contrôle.

Voici quelques-uns des problèmes liés à une gestion des contrats inefficace ou manquante:

  • Contrats en cours par erreur ou par oubli, non renouvelés ou résiliés tardivement
  • Manque de vue d’ensemble des contrats en cours et des coûts associés
  • Beaucoup de temps est perdu à rechercher les bonnes informations
  • En raison d’une erreur, double conclusion de contrats tels que des licences
  • Sécurité des documents inexistante ou mauvaise: les informations tombent entre de mauvaises mains
  • Les contrats ne sont pas numérisés et / ou centralisés

En conséquence, les coûts cachés résultant d’une gestion inefficace des contrats peuvent rapidement s’additionner. Et cela alors que le processus est assez facile à mettre en œuvre au moyen d’un logiciel de gestion des contrats!

Valeur ajoutée de la gestion des contrats

Quiconque met en œuvre correctement lagestion des contrats en récoltera immédiatement les bénéfices.

Dès la première étape, vous créez une meilleure vue d’ensemble et vous ressentez le profit qui peut souvent être réalisé, à savoir:

1. La gestion des contrats offre un aperçu grâce à une vue d’ensemble

Que vous recherchiez par type de document, par relation ou par la personne de contact au sein de l’organisation, vous voulez avoir les bonnes informations à portée de main à tout moment. Un devis, une note de service, une correspondance par e-mail, des pièces jointes, le contrat ou les conditions générales: tout est centralisé à tout moment et en tout lieu.

Avec le logiciel de gestion des contrats, vous gérez les contrats en un seul endroit central. Vous pouvez effectuer des recherches et des sélections approfondies en fonction des métadonnées. De cette façon, vous avez un aperçu des rendez-vous en cours à tout moment sans perdre un temps précieux.

2. La gestion des contrats augmente la qualité de vos services

Vous venez de conclure un contrat. Comment allez-vous vous assurer que cela donne ce qu’il est censé offrir? Une bonne gestion des contrats est essentielle pour le contrôle de la qualité. En ce qui concerne les achats, les fournisseurs sont continuellement encouragés à être encore plus performants. Cela vaut également pour les collègues dont la mission est de satisfaire les clients. Cela vous donne plus de contrôle sur la qualité des services et / ou des produits que vous recevez et livrez.

3. La gestion des contrats évite le renouvellement tacite

Lors de l’enregistrement des contrats, vous pouvez indiquer des intervalles de temps spécifiques auxquels une tâche est automatiquement affectée à une personne spécifique. Vous recevrez ensuite une notification par e-mail. Vous faites cela avec la gestion du flux de travail. Ce flux de travail, également appelé flux de travail, garantit qu’aucune étape n’est ignorée ou oubliée. Une extension tacite appartient désormais en principe au passé.

4. La gestion des contrats soutient la gestion des relations

La gestion des contrats repose essentiellement sur une bonne relation, comme base d’une coopération optimale. La gestion des relations occupe une place centrale au sein de ContractZA. Le système CRM dispose de tous les outils permettant d’optimiser le contrat client ou fournisseur. Des exemples de ceci sont:

  • Données à jour
  • Toutes les informations en un seul aperçu
  • Alle documenten worden automatisch opgemaakt in de juiste professionele huisstijl
Tous les documents sont automatiquement formatés dans le bon style professionnel de la maison

Vous voulez que seules les bonnes personnes aient accès aux informations correctes sans courir le risque que des informations sensibles atteignent les mauvaises personnes. Avec ContractZA, vous pouvez personnaliser l’autorisation d’accès aux documents. Vous décidez quelles personnes peuvent consulter quels documents et où. Cela peut varier d’un document à l’autre: de la lecture seule à l’ajout, la modification ou même la suppression.

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