Problèmes de gestion inefficace
Au fur et à mesure que l’organisation grandit, de plus en plus d’accords seront conclus par différentes parties ou personnes. Des systèmes intelligents bien pensés de gestion des contrats ou de gestion des contrats sont alors essentiels. Le manque de contrôle entraîne des processus inefficaces et des coûts inutiles.
Voici les principaux problèmes liés à une gestion de contrat inappropriée ou incorrecte:
- En raison d’une négligence ou d’une erreur, les accords en cours ne sont pas prolongés ou résiliés trop tard
- nous manquons un aperçu des contrats en cours et des coûts associés
- nous perdons trop de temps à chercher les bonnes informations
- par erreur, des contrats ou des licences sont conclus deux fois
- sécurité des documents médiocre, voire inexistante: les informations peuvent tomber entre de mauvaises mains
- les contrats ne sont pas numérisés et / ou centralisés
En conséquence, les coûts cachés résultant d’une telle gestion inefficace des contrats peuvent rapidement augmenter. Et cela alors que le processus de gestion automatisée des contrats est assez facile à mettre en œuvre au moyen d’unlogiciel de gestion des contrats!
Formulaires intelligents
Dans l’un des blogs précédents, vous pouviez déjà vous familiariser avec la gestion des contrats. Et quelles sont les conséquences positives associées à une gestion réussie des contrats.
La numérisation de ce processus est bien entendu au cœur du problème. De nombreux avantages en regroupant et en numérisant tous les documents et informations, tels que:
- profit financier
- gain de temps
- meilleur service
- risques juridiques limités
- En cas de rupture de relation avec un fournisseur, un employé ou un tiers, des accords antérieurs peuvent être consultés à tout moment
L’utilisation de formulaires intelligents ou de documents intelligents joue un rôle crucial à cet égard.
Les documents intelligents offrent de nombreux avantages:
- les informations déjà connues sont pré-remplies par un formulaire intelligent
- seules les informations les plus essentielles doivent être complétées
- peut également être consulté et utilisé en ligne et hors ligne
- applicable à divers appareils: PC, ordinateur portable, smartphone, tablette
- conversion des processus de semaines en minutes en un rien de temps
- Les formulaires intelligents sont fournis avec une signature numérique
Signature numérique
Sur la plateforme que nous gérons, les documents sont conservés et signés numériquement.
Aujourd’hui, la signature numérique de contrats et de documents peut se faire de plusieurs manières:
- SMS
- Itsme
- eID
- au moyen de un écran tactile sur un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un PC
Betrust N.V. permet de signer, certifier, archiver et envoyer numériquement des documents. Ces services sont proposés sous la forme d’un modèle Software-as-a-Service (SaaS).
Cela donne aux organisations et aux entreprises la possibilité d’étendre leurs applications commerciales avec ces services. Par conséquent, réduisez considérablement les coûts administratifs et augmentez la satisfaction des clients.
Aussi pour les PME
Les entreprises avec un plus petit volume de documents et de contrats auront une plate-forme différente disponible Il ne serait pas sage de penser qu’en tant que PME, vous avez besoin d’un système de gestion documentaire inefficace, bien au contraire!
Cette plate-forme utilise également la plate-forme de signature sécurisée Betrust (BSSP), elle fournit également toutes les fonctionnalités de base pour que vos documents soient complétés et signés en ligne.
En savoir plus?
Que vous soyez une petite PME ou une multinationale: chaque organisation bénéficie d’un système de gestion des contrats sur mesure. Notre plateforme ContractZA met à la disposition des petits et des grands un système de gestion documentaire efficace. À l’aide d’une API (Application Programming Interface), les plates-formes de signature numérique peuvent être liées entre elles. Il s’agit d’une interface logicielle qui permet à deux applications de communiquer entre elles. Contactez-nous pour plus d’informations.