Problemen bij ondoelmatig beheer
Naarmate een organisatie groeit, zullen er steeds meer overeenkomsten afgesloten worden door verschillende partijen of personen. Doordachte slimme systemen van contractbeheer of contractmanagement is dan essentieel. Gebrek aan controle leidt tot inefficiënt processen en onnodige kosten.
We benoemen hier de belangrijkste problemen die opduiken bij een ongeschikt of incorrect contractbeheer:
- door nalatigheid of vergissing worden lopende overeenkomsten niet of te laat verlengd of beëindigd
- we missen een overzicht van de lopende contracten en de daarbij horende kosten
- we verspillen teveel tijd aan het zoeken naar de juiste informatie
- per vergissing worden contracten of licenties dubbel afgesloten
- slechte of zelfs geen documentbeveiliging: informatie kan in verkeerde handen vallen
- contracten zijn niet gedigitaliseerd en/of gecentraliseerd
Hierdoor kunnen de -verborgen- kosten als gevolge van dergelijk inefficiënt contractbeheer snel hoog oplopen. En dat terwijl het proces van geautomatiseerd contractbeheer vrij eenvoudig te implementeren is door middel van contractmanagementsoftware!
Smart forms
In één van de vorige blogs kon u al kennismaken met wat contractmanagement inhoudt. En ook welke positieve gevolgen er aan een succesvol contractbeheer verbonden zijn.
De digitalisering van dit proces is vanzelfsprekend de kern van de zaak. Tal van voordelen door alle documenten en informatie te bundelen en digitaliseren, zoals:
- financiële winst
- tijdswinst
- betere dienstverlening
- beperkte juridische risico’s
- bij een verstoorde relatie met een leverancier, werknemer of een derde, kan er ten allen tijde gewezen worden op eerder gemaakte afspraken
Het gebruik van slimme formulieren of smart documents speelt hierin een cruciale rol.
Slimme documenten bieden tal van voordelen:
- reeds gekende info wordt door een slim formulier vooraf ingevuld
- enkel de hoogst noodzakelijke gegevens dienen nog verder aangevuld te worden
- eveneens online als offline raadpleegbaar en bruikbaar
- toepasbaar op verschillende toestellen: PC, laptop, smartphone, tablet
- processen van weken herleiden naar enkele minuten in no time
- Smart formulieren zijn voorzien van een digitale handtekening
Digitale handtekening
Op het platform dat wij beheren, worden documenten bijgehouden en ook digitaal voorzien van een handtekening.
Het digitaal ondertekenen van contracten en documenten kan vandaag op allerlei manieren:
- SMS
- Itsme
- eID
- d.m.v. een aanraakscherm op een smartphone, tablet, laptop of PC
Betrust N.V. maakt het mogelijk om documenten digitaal te ondertekenen, certifiëren, archiveren en versturen. Deze diensten zijn aangeboden in de vorm van een Software-as-a-Service (SaaS) model.
Hierdoor hebben organisaties en bedrijven de mogelijkheid om hun businessapplicaties uit te breiden met deze diensten. Als bijgevolg voor zorgen dat de administratieve kosten drastisch verlagen en de klantentevredenheid stijgt.
Ook voor KMO’S
Bedrijven met een kleiner volume aan documenten en contracten krijgen een ander platform ter beschikking. Het zou niet verstandig zijn om te denken dat u als KMO een ondoelmatig documentbeheersysteem nodig hebt, integendeel!
Dit platform maakt eveneens gebruik van het Betrust Secure Signing Platform (BSSP), ook voorziet het in alle basisfunctionaliteiten om uw documenten online te laten invullen en ondertekenen.
Meer weten?
Of u nu een kleine KMO of een multinational bent: elke organisatie heeft baat bij een contractbeheersysteem op maat. Ons ContractZA-platform voorziet groot en klein van een efficiënt systeem van documentbeheer. Met behulp van een API (Application Programming Interface), kunnen onder meer platformen voor digitale handtekening aan een gekoppeld worden. Dit is een een software-interface die ervoor zorgt dat twee applicaties met elkaar kunnen communiceren. Contacteer ons voor meer info.