In een vorige blog ontdekte u reeds het belang van een goed contractbeheer. Door het uitwerken en gebruik van een doordacht contractbeheersysteem creëert u onmiddellijk meer overzicht en ervaart u voordelen op uiteenlopende gebieden.
Vandaag gaan we nog een stapje verder en verduidelijken we waarom het gebruik van slimme formulieren een essentieel onderdeel is van een geautomatiseerd contractmanagement.
Slimme documenten
Documenten en contracten zijn essentieel binnen een onderneming. Geen enkele organisatie, van éénmanszaak tot multinational, kan zonder het gebruik van documenten. Daarom is het van belang om op vlak van documentbeheer processen te gaan automatiseren en digitaliseren. Eerder las u al over de meest gangbare problemen:
- complexer wordende zaken en processen
- de noodzaak om documenten vanop afstand te beheren
- fraudegevoeligheid en vertrouwelijkheid van bepaalde informatie
- sommige zaken zijn vatbaar voor fouten of onvolledigheden
- enz.
Slimme documenten bieden hierin een gepaste oplossing.
Documenten digitaal ondertekenen
Zoals u weet, is ContractZA een platform voor contractmanagement, of anders gezegd een documenttransaction platform waarbij uw medewerkers slimme documenten voorbereiden, delen en opvolgen. Dit kan allemaal vanuit één enkele applicatie.
Door de digitalisering en automatisering van deze processen dient vanzelfsprekend ook het proces van ondertekenen gedigitaliseerd te worden. Daarom hebben we bij ContractZA een partner voor dit proces onder de arm genomen.
Betrust N.V. biedt gespecialiseerde diensten met betrekking tot het digitaal ondertekenen, certifiëring, archivering en het versturen van uw documenten.
Dit gebeurt in de vorm van een Software-as-a-Service (SaaS) model.
Op die manier hebben bedrijven de mogelijkheid om hun businessapplicaties uit te breiden met deze services om zo de administratieve kosten te verminderen en de klantentevredenheid te verhogen.
Online ondertekenen kan overal
Door uw klanten en medewerkers de mogelijkheid te bieden om formulieren digitaal te ondertekenen, biedt u hen enorme flexibiliteit. Men kan tekenen wanneer en waar men maar wil d.m.v. een digitale of elektronische handtekening.
Digitaal ondertekenen kan eender waar en wanneer gebeuren en op alle mogelijke apparaten zoals PC, laptop, tablet of smartphone. Dit maakt het systeem uiterst gebruiksvriendelijk.
Digitaal handtekenen is veilig
Digitaal ondertekenen is uiterst veilig en wettelijk. Europese wetgeving (eIDAS verordening) zorgt ervoor dat al uw documenten binnen de Europese Gemeenschap rechtsgeldig ondertekend worden, ongeacht de wijze waarop dit gebeurt:
- ondertekenen met uw eID kaart
- SMS
- Itsme
- een handtekening op een touchscreen (PC, tablet, smartphone)
Alle handtekeningen krijgen een tijdstempel. Bovendien worden documenten gecertificeerd om de integriteit van het document bij het ondertekenen te garanderen.
Digitale handtekeningen zijn zeer makkelijk te integreren in uw ERP, CRM of andere applicatie d.m.v. een krachtige API. Een Application Programming Interface is een softwaretoepassing die ervoor zorgt dat twee applicaties met elkaar communiceren. Ze maken m.a.w. gegevensoverdracht van het ene systeem naar het andere mogelijk.
Meer weten?
Bent u zoals vele andere ondernemers overtuigd van de meerwaarde van een geautomatiseerd contractbeheersysteem? Bent u geïnteresseerd in de voordelen van slimme formulieren? We vertellen u graag meer over de werking en bieden u graag een gratis demo aan. Op die manier kunt u aan den lijve ondervinden welke voordelen dit systeem voor u en uw bedrijf zal bieden. Contacteer ons voor meer info.