In een vorige blog toonden we reeds het belang aan van een goed contractbeheer. Nu bekijken we hoe slimme formulieren of smart documents in dit systeem passen. Slimme documenten en het efficiënt beheer ervan zijn de pijlers van een degelijk contractmanagementsysteem. Maar hoe zit dat nu eigenlijk allemaal?
Wat zijn smart documents?
Nog te veel ondernemingen houden vast aan pen en papier, rekenbladen of andere niet‑flexibele software. Dit voor het invullen en beheren van hun documenten en formulieren. Deze methodes zijn vervolgens tijdrovend, inefficiënt en bijgevolg erg kostelijk. Bovendien is deze manier van werken niet afgeschermd van fouten. Hierdoor kunnen papieren of niet-beveiligde documenten in verkeerde handen terecht komen. Slimme Formulieren dragen bij in het digitaliseren, automatiseren en versnellen van processen.
Documenten vormen immers de basis van alle communicatie binnen ons dagelijks en professionele leven. Op geen enkel vlak zijn documenten of contracten weg te denken. Meer dan ooit moeten er vandaag enorm veel gegevens aangemaakt, vastgelegd, verwerkt en beveiligd worden. Het is dan ook onbegrijpelijk dat onze documenten en het beheer ervan de laatste 30 jaar amper is geëvolueerd!
Slimme documenten en het ContractZA platform
Het ContractZA-platform optimaliseert en versnelt processen in het beheer van documenten en contracten. Het gebruik van smart documents is dan ook onmisbaar in een dergelijk proces. Het gebruik van slimme formulieren heeft hierbij tal van voordelen:
- reeds gekende info is al ingevuld
- enkel de hoogst noodzakelijke gegevens dienen nog te worden aangevuld
- zowel online als offline te gebruiken
- op verschillende toestellen toepasbaar: smartphone, PC, laptop of tablet
- herleidt processen van weken naar enkele minuten
- slimme formulieren worden digitaal ondertekend
De voordelen van slimme formulieren
U herkent ongetwijfeld het geknoei met papieren documenten: ze gaan verloren, bevatten fouten, zijn niet meer up-to-date of komen bij de verkeerde mensen terecht.
Het gebruik van digitale slimme documenten maakt hiermee komaf.
Met ContractZA kunnen uw werknemers of medewerkers documenten voorbereiden, delen en opvolgen, waar en wanneer ze maar willen.
Van elk document is er altijd een status beschikbaar:
- open
- ondertekend
- gearchiveerd
- …
ContractZA is geschikt voor alle gangbare devices (PC, laptop, tablet, smartphone) waardoor op elk moment een vlotte toegang gewaarborgd is.
Het gebruik van smart forms
De werking van smart forms is uiterst eenvoudig.
De betrokken partij (dit kan bijv. een werknemer of klant zijn) vult digitaal een formulier in. Dit gebeurt op een klantvriendelijke, eenvoudige manier en op een toestel naar keuze. Dit kan een PC, tablet, laptop of smartphone zijn.
Het principe van smart documents is dat alle reeds beschikbare data automatisch aangevuld worden. Bovendien worden allerhande controles uitgevoerd zodat fouten worden vermeden.
Alle processen met betrekking tot verwerking en goedkeuring worden automatisch door het systeem gestuurd. De klant of medewerker krijgt op die manier een volledig ingevuld document gepresenteerd. Alle eventuele aangebrachte wijzigingen worden onmiddellijk verwerkt. Processen worden bijgevolg gereduceerd naar slechts enkele minuten.
Smart formulieren binnen een efficiënt contractmanagement
Het gebruik van smart documents binnen een efficiënt contractbeheersysteem is onontbeerlijk. Ons ContractZA-platform biedt hiervoor een slimme, toegankelijke en efficiënte oplossing. Bent u benieuwd hoe ons platform ook uw administratie vereenvoudigt en tal van andere voordelen oplevert? Contacteer ons en we vertellen er u graag meer over.