Dans un précédent blog, nous avons déjà démontré l’importance d’une bonne gestion des contrats. Nous examinons maintenant comment les formulaires intelligents ou les documents intelligents s’intègrent dans ce système. Lesdocuments intelligents et leur gestion efficace sont les piliers d’un solide système de gestion des contrats. Mais qu’en est-il de tout cela?
Que sont les documents intelligents?
Trop d’entreprises s’accrochent encore au stylo et au papier, aux feuilles de calcul ou à d’autres logiciels inflexibles. Ceci pour remplir et gérer leurs documents et formulaires. Ces méthodes sont alors chronophages, inefficaces et donc très coûteuses. De plus, cette façon de travailler n’est pas protégée des erreurs. Cela peut faire tomber du papier ou des documents non sécurisés entre de mauvaises mains. Les Formulaires intelligents contribuent à la numérisation, à l’automatisation et à l’accélération des processus
Après tout, les documents constituent la base de toute communication dans notre vie quotidienne et professionnelle. Il n’y a aucun moyen d’ignorer les documents ou les contrats. Plus que jamais, une énorme quantité de données doit être créée, enregistrée, traitée et sécurisée aujourd’hui. Il est donc incompréhensible que nos documents et leur gestion aient à peine évolué au cours des 30 dernières années!
Documents intelligents et plateforme ContractZA
La plateforme ContractZAoptimise et accélère les processus de gestion des documents et des contrats. L’utilisation de documents intelligents est donc indispensable dans un tel processus. L’utilisation de formulaires intelligents présente de nombreux avantages:
- des informations déjà connues ont déjà été saisies
- seules les informations les plus essentielles doivent encore être complétées
- peut être utilisé en ligne et hors ligne
- applicable sur divers appareils: smartphone, PC, ordinateur portable ou tablette
- réduit les processus de quelques semaines à quelques minutes
- les formulaires intelligents sont signés numériquement
Les avantages des formulaires intelligents
Vous reconnaîtrez sans doute le désordre des documents papier: ils sont perdus, contiennent des erreurs, ne sont plus à jour ou se retrouvent avec les mauvaises personnes.
L’utilisation de documents numériques intelligents met fin à cela.
Avec ContractZA, vos employés ou employés peuvent préparer, partager et suivre des documents, où et quand ils le souhaitent.
Il y a toujours un statut disponible pour chaque document:
- Ouvrir
- signé
- archivé
- …
ContractZA convient à tous les appareils courants (PC, ordinateur portable, tablette, smartphone), ce qui garantit un accès fluide à tout moment.
L’utilisation de formulaires intelligents
Le fonctionnement des formulaires intelligents est extrêmement simple.
La partie concernée (cela peut être un employé ou un client, par exemple) remplit un formulaire numériquement. Cela se fait de manière simple et conviviale et sur l’appareil de votre choix. Cela peut être un PC, une tablette, un ordinateur portable ou un smartphone.
Le principe des documents intelligents est que toutes les données disponibles sont automatiquement complétées. De plus, toutes sortes de contrôlessont effectués pour éviter les erreurs.
Tous les processus liés au traitement et à l’approbation sont automatiquement contrôlés par le système. De cette manière, le client ou l’employé reçoit un document entièrement rempli. Toutes les modifications apportées seront traitées immédiatement. Les processus sont donc réduits à quelques minutes.
Formulaires intelligents dans une gestion efficace des contrats
L’utilisation de documents intelligents dans un système de gestion des contrats efficace est indispensable. Notre plateforme ContractZA offre une solution intelligente, accessible et efficace pour cela. Êtes-vous curieux de savoir comment notre plateforme simplifie également votre administration et offre de nombreux autres avantages? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous en dire plus.