Aujourd’hui, nous connaissons déjà toutes sortes d’applications et d’appareils intelligents. Le smartphone est peut-être le plus établi d’entre eux. Il fait simplement partie intégrante de la vie quotidienne de chacun de nous, jeunes ou vieux. Il regroupe donc beaucoup de tâches: nous gérons notre agenda, faisons de la banque, vérifions les e-mails et les réseaux sociaux. Et oh oui, parfois nous l’appelons aussi 😊.
Il y a aussi des voitures intelligentes, des maisons intelligentes, des ordinateurs intelligents, des montres intelligentes, des réfrigérateurs intelligents et nous pouvons continuer encore et encore.
Mais que savons-nous des documents intelligents?
Les documents sont la base de toute communication dans notre vie quotidienne et professionnelle. En aucun cas les documents ou contrats ne doivent être ignorés. Une énorme quantité de données et d’accords doit être enregistrée. Cependant, nos documents et leur gestion ont à peine évolué au cours des 30 dernières années!
Développements technologiques rapides
La technologie évolue très rapidement. Personne ne le niera. On peut même dire que la technologie se développe plus vite que certains d’entre nous ne le souhaitent. Il n’est donc pas facile de se tenir au courant des dernières nouveautés.
Que vous soyez pour ou contre toutes ces innovations, il y a un élément que nous utilisons tous au quotidien: les documents.
Les documents fournissent une connexion. Pensez simplement aux contrats et à toutes sortes d’accords. Les documents sont la base de la communication, du stockage des données et du contrôle.
Les documents sont une nécessité
Aucune entreprise ne peut travailler sans documents. Chaque entreprise a le besoin de formater, visualiser, partager, éditer, sécuriser,… des documents.
Formulaires intelligents
Comme nous l’avons dit, les documents et les contrats sont les éléments de base de toute entreprise. Aucune entreprise, quelle que soit sa taille, ne peut s’en passer. C’est pourquoi il est également nécessaire de «rendre les choses plus intelligentes» dans le domaine de la gestion des documents. Dans un blog précédent, nous pouvions déjà découvrir quels sont les problèmes les plus courants:
- les choses se compliquent
- les documents doivent être gérés à distance
- certaines informations sont susceptibles de fraude
- certaines informations sont sujettes à des erreurs ou des omissions
- etc.
Les documents intelligents offrent une solution appropriée pour cela.
Aussi pour la gestion des contrats
Chaque professionnel, du marketeur au comptable, s’appuie sur des logiciels spécialisés pour optimiser son travail. Pourquoi ne pas étendre cela à l’un des piliers les plus importants de l’organisation: la gestion des contrats?
Aujourd’hui, travailler avec des équipes distantes est la norme. Les gens travaillent ensemble sur un projet à partir de plusieurs endroits dans le monde. Même après la crise de Corona, on suppose que le travail à domicile restera une valeur inchangée.
Quelle que soit la structure de votre entreprise, chaque PDG souhaite que le travail soit effectué le plus efficacement possible. Les bons outils et logiciels y contribuent. Nous avons précédemmentsouligné les avantages d’une gestion des contrats bien pensée. En fait, une étude d’IDC a révélé qu’une gestion documentaire non automatisée ou inefficace est responsable d’une perte de productivité allant jusqu’à 21,3%.
Investissez dans la gestion automatisée des contrats
Nous avons besoin de documents intelligents pour être dynamiques:
- les personnes souhaitées devraient avoir la possibilité de visualiser et de collaborer sur le contenu numérique
- les personnes autorisées doivent pouvoir signer numériquement des documents
- il doit y avoir des possibilités de refuser l’accès non autorisé aux documents
ContractZAvous propose un outil de gestion de documents intelligent qui rassemble tous les éléments de la vie numérique (commerciale) en un seul endroit central. En savoir plus? Nous contacter!