Vandaag kennen we al allerhande slimme applicaties en toestellen. De smartphone is hiervan wellicht de meest ingeburgerde. Hij is doodeenvoudig niet meer weg te denken uit het dagelijks leven van ieder van ons, jong of oud. Hij bundelt dan ook heel wat taken: we beheren onze agenda, doen bankzaken, checken e-mails en social media. En oh ja, soms bellen we er ook mee 😊.
Verder zijn er ook slimme auto’s, slimme huizen, slimme computers, slimme horloges, slimme koelkasten en zo kunnen we nog wel even doorgaan.
Maar wat weten we over slimme documenten?
Documenten vormen de basis van alle communicatie binnen ons dagelijks en professionele leven. Op geen enkel gebied zijn documenten of contracten weg te denken. Er moeten enorm veel gegevens en afspraken worden vastgelegd. Echter: onze documenten en het beheer ervan zijn de laatste 30 jaar amper geëvolueerd!
Snelle technologische ontwikkelingen
Technologie evolueert enorm snel. Dat zal niemand ontkennen. We kunnen zelfs stellen dat technologie sneller ontwikkelt dan sommigen onder ons willen. Het is dus niet evident om bij te blijven met de recentste nieuwigheden.
Of je nu voor of tegen al die vernieuwingen bent: er is één item dat we allemaal dagelijks gebruiken: documenten.
Documenten zorgen voor verbinding. Denk maar aan contracten en allerlei overeenkomsten. Documenten zijn de basis voor communicatie, gegevensopslag en controle.
Documenten zijn een noodzakelijkheid
In geen enkele business kan zonder documenten worden gewerkt. Elk bedrijf heeft de noodzaak om documenten op te maken, te bekijken, te delen, te bewerken, te beveiligen, …
Smart forms
Zoals we al zeiden: documenten en contracten zijn de bouwstenen in iedere onderneming. Geen enkel bedrijf, hoe groot of klein ook, kan zonder. Daarom dringt de nood zich op om ook op vlak van documentbeheer de dingen te gaan “verslimmen”. In een vorige blog konden we al ontdekken wat de meest voorkomende problemen zijn:
- zaken worden ingewikkeld
- documenten moeten vanop afstand beheerd kunnen worden
- bepaalde info is fraudegevoelig
- sommige informatie is vatbaar voor fouten of onvolledigheden
- enz.
Slimme documenten bieden hierin een gepaste oplossing.
Ook voor contractbeheer
Elke professional, van marketeer tot boekhouder, vertrouwt op gespecialiseerde software om zijn/haar werk te optimaliseren. Waarom dit niet doortrekken naar één van de belangrijkste pijlers binnen de organisatie: contractbeheer?
Vandaag is het werken met teams op afstand de norm. Mensen werken vanuit meerdere locaties over de hele wereld samen aan één project. Ook na de Corona-crisis wordt ervan uitgegaan dat thuiswerk van onveranderlijke waarde zal blijven.
Hoe uw bedrijfsstructuur ook is opgesteld: elke CEO wil dat het werk zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd. De juiste tools en software helpen hierbij. Eerder belichtten we al eens de voordelen van een goed doordacht contractmanagement. Uit een onderzoek van IDC is zelfs gebleken dat een niet-geautomatiseerd of inefficiënt documentbeheer verantwoordelijk is voor een productiviteitsverlies van maar liefst 21,3%.
Investeer in geautomatiseerd contractbeheer
We hebben slimme documenten nodig om dynamisch te zijn:
- de gewenste personen moeten de mogelijkheid hebben om digitale inhoud te bekijken en eraan samen te werken
- bevoegden moeten documenten digitaal kunnen handtekenen
- er moeten mogelijkheden zijn om onbevoegden de toegang tot documenten te weigeren
ContractZA biedt u een slimme tool voor documentbeheer waarmee u alle stukjes en beetjes van het digitale (bedrijfs)leven op één centrale plaats samenbrengt. Meer weten? Contacteer ons!